NORMA INCONTEC:
Se pude definir que las normas incontec son pautas muy importantes a la hora
de la presentación de un escrito, ya sea en trabajos, tesis, monografías, proyectos, ensayos, informes, etc.
Ya que lo que se
quiere llegar a obtener es un escrito con buena presentación, tanto estética como
ortográficamente, verificando unas márgenes, espacios y signos de
puntuación.
Las normas técnicas no solo
son utilizadas para presentar trabajos, también es aplicada en estándares de calidad para: empresas, hoteles, restaurantes, calidad,
turística, personal, entre otros. Estas se
aplican para certificar la calidad de los productos, servicios,
infraestructura, personal calificado, entre otros.
Se
podría decir que el objeto central de esta norma, es establecer etapas y procedimientos que se deben seguir para obtener un buen
resultado de la presentación de un trabajo de investigación.
Normas técnicas
colombianas para la elaboración de documentos
PAUTAS PARA LA PRESENTACIÓN DE INFORMES
CONTENIDO
PRESENTACIÓN
1. LA PRESENTACIÓN DEL DOCUMENTO
2. TÍTULOS Y SUBTÍTULOS
3. USOS DE MAYÚSCULAS Y MINÚSCULAS
4. ALGUNAS NORMAS DE PUNTUACIÓN
5. COMUNICACIÓN EMPRESARIAL ESCRITA
·
La carta
·
El informe
·
El acta
·
El aviso
·
El memorando
·
La circular
6. ASUNTOS DE ORTOGRAFÍA GENERAL
7. NORMAS ICONTEC PARA TRABAJOS ESCRITOS
Norma 1075: Divisiones y subdivisiones en documentos escritos
Norma 1487: Citas y notas de pie de página
Norma 1160: Referencias bibliográficas para libros, folletos e informes
Norma 1487: Citas y notas de pie de página
Norma 1160: Referencias bibliográficas para libros, folletos e informes
PRESENTACIÓN
Con el propósito de unificar criterios en relación con la
presentación de informes oficiales, la Coordinación Editorial sugiere tener en
cuenta las pautas que a continuación se relacionan.
Este documento de trabajo contiene, básicamente, guías
para: uso de mayúsculas, algunos elementos de puntuación, separación de
párrafos, identificación de anexos, manejo de abreviaturas y siglas,
sugerencias para unificación de tipo de letra en caso de citas textuales,
tamaño y tipo de letra, espacios entre líneas, espacios entre título y párrafo,
uso adecuado de algunas expresiones, y escritura de palabras extranjeras.
PRESENTACIÓN DEL DOCUMENTO
·
Todo documento debe
elaborarse en hojas tamaño carta.
·
Se debe utilizar el tipo de
letra arial, tamaño 12.
·
La separación entre las
líneas de un párrafo debe hacerse a 1.5
·
La separación entre párrafos
y entre título y texto se hará doblando la separación de líneas, es decir, con
doble enter.
·
No se debe subrayar.
Se recomienda no usar sangría. Es conveniente
aclarar, en este punto, que la Ortografía de la lengua española se
presenta con sangría de tres espacios, aunque exista separación de párrafos.
Sin embargo, para los
informes de la Universidad de Medellín se sugiere no utilizar la sangría.
.TÍTULOS Y SUBTÍTULOS
Es común que los informes deban recurrir a los subtítulos, o títulos secundarios, para identificar apartes de un tema específico. Para su tratamiento se recomienda:
·
Los títulos y los subtítulos
se escribirán en negrita.
·
Los títulos precedidos por
un número deberán escribirse en mayúscula fija y en negrita.
Ni los títulos ni los subtítulos llevan punto
final.
ALGUNAS NORMAS DE PUNTUACIÓN
En el proceso de la escritura, la ortografía y la puntuación contribuyen a dar claridad y precisión a los textos. En cuanto a la ortografía se refiere, la consulta permanente del diccionario, acompañada de la práctica de la lectura, le permitirá aumentar su vocabulario y, de paso, encontrar las palabras adecuadas al mensaje que quiere transmitir. Por su parte, la puntuación cumple la función de dar sentido a las oraciones y a sus miembros. A continuación usted encontrará algunas pautas que le ayudarán a usar adecuadamente los signos de puntuación.
El punto, la coma, el punto y coma, los dos puntos y los puntos suspensivos sirven para marcar el ritmo del discurso. Se escriben sin dejar separación respecto de la palabra o signo que los precede, y separados, por un espacio, de la palabra que los sigue.
Los signos de interrogación y de exclamación, los paréntesis y los corchetes modulan la entonación. Estos signos, en español, son dobles, esto es, se abren y se cierran. El signo de apertura se escribe con un espacio de separación de la palabra que le antecede y sin espacio entre el signo y la palabra que le sigue. El signo de cierre se escribe sin espacio respecto de la palabra que le antecede. Ejemplo: ¿Cuál de estas casas es más grande?
COMUNICACIÓN EMPRESARIAL ESCRITA
En las organizaciones, la comunicación
escrita puede asumir diferentes formas. Las más comunes son:
LA
CARTA
Es un comunicado personalizado, con carácter
formal. Se utiliza para informar, solicitar, agradecer, invitar, entre muchos
otros.
La Norma Técnica Colombiana 3393 establece los siguientes parámetros para la elaboración de cartas comerciales:
La Norma Técnica Colombiana 3393 establece los siguientes parámetros para la elaboración de cartas comerciales:
Márgenes
·
Superior entre 3 cm y 4 cm
·
Inferior entre 2 cm y 3 cm
·
Lateral izquierdo entre 3cm
y 4 cm
·
Lateral derecho entre 2 cm y
3 cm
Partes
de la carta
Fecha:
Se escribe acompañada de la ciudad de origen: día, mes, año. Ejemplo: Medellín,
10 de febrero de 2003
Encabezamiento
o datos del destinatario: se dejan entre cuatro y
seis espacios sencillos después de la fecha. Los datos que componen el
encabezamiento se escriben a espacios sencillos. Estos datos son:
Tratamiento:
se escribe la palabra completa, con mayúscula inicial y sin abreviaturas: Señor, Señora,
Licenciado, Ingeniera, Economista, Doctor, etc.
Nombres y apellidos completos de la
persona a quien va dirigida la carta, escritos en mayúsculas fijas.
Cargo:
Gerente, Rector, Jefa, Fiscala, Intendenta, etc. El cargo se escribe con
mayúscula inicial y, si es muy largo, se puede dividir, evitando la partición
silábica.
Nombre
de la empresa: se escribe en el renglón siguiente,
iniciando con mayúscula. Si el nombre de la empresa es una sigla, se escribe
con mayúsculas fijas.
Dirección:
ubicación del destinatario. Puede ser escrita en la misma carta, pero es
indispensable que vaya en el sobre.
Nombre
de la ciudad de destino: se escribe con mayúscula
inicial, e inmediatamente después de la dirección o de la casilla postal, si la
hubiere.
Las cartas deben ir siempre dirigidas a una
persona, pero cuando su nombre se desconoce, debe escribirse el tratamiento en
minúscula y el nombre de la empresa en mayúsculas fijas.
Asunto:
también llamado "referencia", es una línea opcional que sintetiza el
tema de la carta. Cuando la carta se dirige a una Junta, es conveniente que se
escriba el asunto para facilitar la respuesta deseada.
Saludo:
es la frase de cortesía, que se escribe después del encabezamiento y antes del
cuerpo de la carta. Ejemplos: Apreciado señor Gómez; Respetados señores;
Respetado señor Rector. Después del saludo se escriben dos puntos. Se sugiere
que cuando el destinatario es una mujer, se le trate por su nombre y cuando es
un hombre, por su apellido, así: Apreciada economista Ángela; Apreciado
economista Pérez.
Texto:
es el mensaje que se transmite al destinatario. Está contenido, en promedio, en
tres párrafos: el primero introduce el tema; el segundo lo desarrolla, y el
tercero presenta información complementaria. Los párrafos deben ser cortos,
claros y sencillos. No se deben dividir los nombres propios, las cifras, las
fechas, las cantidades ni las palabras escritas con mayúsculas fijas. Es
incorrecto separar una sílaba y no poner guion o marcar doble raya o poner raya
de subrayar debajo de la letra. Los párrafos se escriben a espacio sencillo y a
dos espacios entre párrafos.
Despedida:
igual que el saludo, es una expresión de cortesía. Se puede elegir una
expresión de una o dos palabras, seguida de una coma o una oración terminada en
punto. Ejemplos: Cordialmente, Atentamente, Respetuosamente, Cordial saludo,
Atento saludo, Muchas gracias por su atención, etc.
Firma:
Está compuesta por tres elementos:
Nombre y apellidos del remitente,
escritos en mayúsculas fijas.
Rúbrica: es el conjunto de rasgos de figura determinada que, como parte de la firma, pone cada cual después de su nombre o título. La rúbrica se escribe encima del nombre del remitente que se ha escrito en mayúsculas fijas. No se usa la raya para poner la rúbrica.
Cargo o documento de identificación: se escribe debajo del nombre y con mayúscula inicial. Cuando la carta está firmada por una persona particular, va, en el lugar del cargo, el documento de identificación personal.
Cuando firman dos o más personas, los nombres van por categoría. No obstante, el autor de la comunicación debe firmar debajo de la despedida, aunque su cargo sea inferior al de quien firma a la derecha.
Rúbrica: es el conjunto de rasgos de figura determinada que, como parte de la firma, pone cada cual después de su nombre o título. La rúbrica se escribe encima del nombre del remitente que se ha escrito en mayúsculas fijas. No se usa la raya para poner la rúbrica.
Cargo o documento de identificación: se escribe debajo del nombre y con mayúscula inicial. Cuando la carta está firmada por una persona particular, va, en el lugar del cargo, el documento de identificación personal.
Cuando firman dos o más personas, los nombres van por categoría. No obstante, el autor de la comunicación debe firmar debajo de la despedida, aunque su cargo sea inferior al de quien firma a la derecha.
Identificación
del transcriptor: a dos interlíneas del
firmante o del último renglón escrito se anota el nombre con mayúscula inicial,
e inicial del apellido de la persona que transcribió la carta. Se recomienda
emplear letra más pequeña y en caso de nombre compuesto es conveniente escribir
uno de los dos.
EL
INFORME
Es la respuesta a un requerimiento de un
ejecutivo de nivel jerárquico superior. Como tal, el informe da cuenta de la
situación de un proyecto de investigación o de un proceso cualquiera en el cual
está comprometida la empresa. Las directivas de una empresa no toman una
decisión de importancia si antes no han sido informadas técnicamente de las
hipótesis probables, las alternativas disponibles y las recomendaciones del
cuerpo técnico a cuyo cargo está el proyecto.
Las siguientes son algunas recomendaciones para la elaboración de un informe técnico:
Las siguientes son algunas recomendaciones para la elaboración de un informe técnico:
·
Proceso de pre escritura
·
Análisis cuidadoso del
asunto o problema
·
Obtención de los datos
requeridos
·
Ordenamiento de los datos y
referencias bibliográficas que ilustren o refuercen las ideas
·
Bosquejo del informe
Estructura del informe
Son las partes que componen el informe propiamente dicho. A diferencia del
informe de investigación para un contexto académico, el informe técnico se
caracteriza por la concisión del texto. No quiere ello decir que carezca de los
elementos básicos de la investigación científica, sino que su objetivo es dar
cuenta de los resultados y no del proceso detallado que condujo a ellos. Los
elementos estructurales de este informe son:
Portada: contiene el título
del informe. Nombre del autor o autores, ciudad y fecha.
Índice:
es igual al que se usa en un libro.
Resumen:
constituye la síntesis del trabajo o proyecto.
Introducción:
incluye los antecedentes del problema, los objetivos, la justificación y el
contexto general, esto es, cómo y dónde se realizó la investigación o se
desarrolló el proyecto.
Método:
es una explicación de las técnicas que se usaron para la realización del
trabajo.
·
Resultados:
resumen los datos recolectados y el tratamiento que se les dio.
·
Análisis:
exposición de los hechos, circunstancias y detalles que constituyen la
verdadera razón de ser del trabajo.
·
Conclusiones,
recomendaciones e implicaciones: en esta parte se
derivan conclusiones, se hacen recomendaciones, bien sea para la toma de
decisiones operativas o para nuevas investigaciones, y se analizan las
implicaciones de la investigación.
·
Bibliografía:
sustento teórico en libros, documentos, revistas especializadas u otro tipo de
publicación.
·
Apéndices:
tablas o gráficos que amplían la información, glosario de términos y otros
elementos que aclaren o refuercen el contenido del informe.
·
Los informes deben ser
redactados en forma impersonal, es decir, en tercera persona. Los pronombres yo
y nosotros no tienen cabida en la redacción de un informe.
EL ACTA
Es la relación escrita de lo sucedido,
tratado o acordado en una junta. Sus elementos son:
Razón social: en el margen superior de la
primera página va la razón social.
Título de la junta o comité. Ejemplo:
CONSEJO ACADÉMICO.
Denominación del documento y número
correspondiente: Después de título, a tres interlíneas y centrada, se ubica la
palabra ACTA en mayúscula fija, seguida del número consecutivo que le
corresponda. El consecutivo debe ser anual, es decir, el ACTA 1 corresponde a
la primera reunión de cada año. Se suprime el signo de número.
·
Fecha: ciudad y fecha
completa en que se efectuó la reunión.
·
Hora: se anotan la hora
de inicio y la de finalización de la reunión.
·
Lugar en donde se
efectuó la reunión.
Asistentes: Nombre y cargo, en orden
jerárquico, de los funcionarios que participaron. El cargo que desempeñe cada
uno en la reunión se separa del nombre con coma (,) y se sigue el orden
jerárquico establecido para la reunión. En caso de igual jerarquía, en orden
alfabético por apellidos.
·
En reuniones o comités,
integrados por personas de igual jerarquía y pertenecientes a diferentes
empresas, se seguirá un orden alfabético por entidades.
·
Invitados: Si los hubo,
deben relacionarse con indicación de nombre y cargo.
·
Orden del día: recoge la
agenda que efectivamente se desarrolló.
·
Ausentes: se anotan las
personas que no asistieron a la reunión. Se indica si la ausencia es
justificada o no.
·
Orden del día: se enumeran
los temas motivo de la reunión, identificándolos con números arábigos.
Los datos anteriores, resaltados con negrita,
se escriben todos, en al acta, con mayúscula fija, seguida de dos puntos. Por
estética, se recomienda que formen columnas debidamente alineadas.
·
DESARROLLO:
Se escribe en mayúscula fija, contra el margen izquierdo. El desarrollo anota
los asuntos que se trataron, según el orden del día, con sus respectivas
conclusiones.
·
El
primer tema es, generalmente, verificación del quórum
En el tema "lectura, discusión y aprobación del acta anterior", se indica si fue aprobada, y se anotan las modificaciones que se presentan.
En el tema "lectura, discusión y aprobación del acta anterior", se indica si fue aprobada, y se anotan las modificaciones que se presentan.
·
Convocatoria:
si se programa una nueva reunión, se escribe la palabra CONVOCATORIA, con
mayúscula fija y seguida de punto. A continuación se anotan la fecha, la hora y
el lugar de la próxima reunión.
·
Firma,
nombre y cargo: el nombre completo de los
firmantes responsables se escribe con mayúscula fija. El cargo se anota debajo
con mayúscula inicial y sin centrar. Los firmantes del acta son, generalmente,
el presidente y el secretario. El presidente firma a la izquierda y el
secretario a la derecha.
ASPECTOS
GENERALES
Toda acta expresa lo tratado en una reunión
sin describir detalles intrascendentes. Los párrafos deben ser concisos, claros
y que hagan énfasis en las determinaciones tomadas. Sin embargo, por solicitud
expresa se anotan las discrepancias.
·
Se indica en nombre de la
persona que presenta una moción, pero no es necesario anotar a quienes adhieren
a ella.
·
Cuando sea necesario
mencionar la intervención de uno de los asistentes, se hace con nombre propio.
·
Cuando haya lugar a
votaciones, se indica el número de votos emitidos en favor, en contra y en
blanco. En caso de nombramientos se registran los resultados y los nombres
propios.
·
En el caso de acta
registrada, se escribe el nombre de la persona que de acuerdo con los estatutos
debe presidir la reunión, así como la persona que opera como secretario de la
misma.
·
En el caso de acta no
registrada, es preciso que quede constancia del nombre de quien preside la
sesión y de quien actúa como secretario.
·
En actas registradas, y en
las que por seguridad se considere conveniente, el presidente coloca su rúbrica
en la parte inferior izquierda de cada hoja.
·
Junto con el acta se
recomienda elaborar un resumen de compromisos en el cual se consignen acciones,
responsables de las mismas y fechas límite de cumplimiento.
·
Cuando en una reunión se
presentan documentos que sustentan una información, éstos se detallan en el
desarrollo y se adjuntan al acta. A dos interlíneas de los firmantes, contra el
margen izquierdo, se escribe la palabra Anexo, o Anexos, seguida de dos puntos
(:) y con mayúscula inicial y se aclara el número de hojas.
Cuando el acta es extensa y se hace necesario
utilizar hojas complementarias, éstas deben ir identificadas en la parte
superior con el nombre del Comité, el número del acta y el número de orden de
la hoja.
AVISO
Es un mensaje breve que invita a los destinatarios a la participación, la acción o la reflexión. Sus principales elementos son:
Es un mensaje breve que invita a los destinatarios a la participación, la acción o la reflexión. Sus principales elementos son:
Encabezamiento: Es la palabra o palabras que sintetizan el propósito del aviso. El
tamaño de su letra debe ser, por lo menos, tres veces mayor que el de aquellas
que se usan en el texto.
Cuerpo de texto: Transmite la idea o ideas importantes. El lenguaje debe ser
simple, con oraciones cortas, separadas por punto seguido. Sólo deben usarse
los signos de puntuación indispensables.
Fecha de emisión: Es importante establecer la fecha a partir de la cual entra en vigor
el mensaje comunicado.
Oficina que
anuncia: Es necesario
definir el emisor del mensaje. Cuando el receptor debe ponerse en contacto con
el emisor, es indispensable indicar dirección para efectos de correspondencia.
MEMORANDO
Es un comunicado personalizado de carácter interno, elaborado con el fin de informar, solicitar una acción determinada o llamar la atención sobre alguna situación, en particular.
Es un comunicado personalizado de carácter interno, elaborado con el fin de informar, solicitar una acción determinada o llamar la atención sobre alguna situación, en particular.
El memorando se
compone de los siguientes elementos:
Para: Nombre y cardo del destinatario
De: Dependencia o cargo del remitente
Asunto: Tema central del comunicado
Fecha: Día, mes y año del comunicado
Firma: Nombre del emisor del mensaje
CIRCULAR
Es una carta redactada en forma personal que se imprime sin los datos del destinatario, la fecha, ni el saludo para ser llenados en cada copia posteriormente. Para la elaboración de una circular se deben tener en cuenta algunas recomendaciones:
Utilizar papel con membrete de la empresa
·
Escribir párrafos cortos
·
Concluir con saludo
·
Colocar la fecha en la parte
inferior izquierda
·
Firmar debajo de la fecha
Elementos
de una circular
Identificación: Es la expresión CIRCULAR Nº,
escrita en forma centrada.
Destinatarios: Como se envía a varias
personas no se coloca nombre propio de ningún destinatario; en su lugar se
indica el personal al cual va dirigida la información.
Fecha: Se coloca debajo del texto. Si la
cuidad no está indicada en el membrete o en la identificación que se hace en la
matriz, debe escribirse junto a la fecha. Si se distribuye por un tiempo más o
menos prolongado puede omitirse el día en el renglón de la fecha.
Nombre: En mayúsculas fijas se escribe el
nombre de quien envía la circular, y con mayúscula inicial, debajo del nombre,
el cargo que ocupa. Para evitar que se le reste importancia al texto de la
circular, por ser de carácter general, es aconsejable firmar cada uno de los
ejemplares.
Se recomienda escribir las siglas con
mayúsculas fijas.
Las siglas no tienen plural. Si se pretende
pluralizarlas, este accidente lo sufre el artículo que las acompaña. Ejemplo:
las ONG de educación.
Las siglas se escriben sin punto entre las
letras que las componen. Ejemplo: EPM, y no E.P.M.
Las abreviaturas deben omitirse, hasta donde
sea posible, en el cuerpo de un informe. Su uso más frecuente se presenta en
las citas bibliográficas. Si la abreviatura contiene la sílaba tildada de la
palabra completa, debe tildarse la abreviatura. Ejemplos: Ibíd., por ibídem;
pág., por página; admón., por administración. Toda abreviatura termina con
punto.
La expresión a nivel debe
reemplazarse, cuando no se puede eliminar, por en el ámbito.
La expresión al interior debe
reemplazarse, cuando no se puede eliminar, por en el interior.
La palabra normatividad no existe;
en su reemplazo debe usarse normativa.
Los anexos se señalan con letra mayúscula.
Ejemplo: Anexo A
NORMA TÉCNICA 1486
La norma NTC 1486, establece las reglas para la
presentación de un trabajo escrito, cualquiera que sea su nivel de profundidad.
Algunos de los trabajos que se pueden ejecutar bajo las pautas de presentación
de esta norma son:
- Trabajos de introducción a la investigación
- Trabajo de grado
- Trabajo de
investigación profesional
- Ensayo 2 -
Monografía
- Tesis - Informe científico y técnico
- Otros del mismo
tipo
1. GENERALIDADES
Se debe utilizar papel tamaño carta de color blanco,
opaco, de buena calidad para facilitar la lectura. Para facilitar la impresión
por ambas caras se recomienda usar un gramaje de papel más alto que el usual.
Si el documento se va a imprimir por ambas caras, las
márgenes deben ser todas de 3 cm y su impresión se realiza a partir de la
página de contenido.
Las márgenes deben ser:
Superior: 3 cm. (4 cm. título)
Izquierdo: 4 cm.
Derecho: 2 cm.
Inferior: 3 cm.
Número de página a 2 cm. y centrado
·
Cada capítulo comienza en
una hoja independiente y el título debe ir centrado.
·
El trabajo se escribe a una interlinea
sencilla y después de punto aparte a dos interlíneas sencillas, cuando es punto
seguido se deja un espacio.
·
La redacción es impersonal y
genérica.
·
La numeración de las hojas debe hacerse en
números arábigos, centrada y en forma consecutiva a partir de la introducción.
La cubierta y la portada no se numeran pero si se cuentan, por lo tanto la
numeración se debe iniciar en 3.
·
Fuente y tipo de letra, se
sugiere Arial 12.
·
Para trabajos muy extensos
se recomienda publicar más de un volumen. La numeración puede ser consecutiva o
independiente. Cada tomo debe empezar con un capítulo y no debe exceder las 200
páginas.
·
Todo trabajo escrito está
conformado por: preliminares, texto o cuerpo y complementarios.
2. PRELIMINARES
Partes que anteceden al cuerpo
• Tapa o pasta: son las láminas de cartón,
plástico u otros materiales que protegen el trabajo, encuadernado, anillado o
empastado. La tapa o pasta puede llevar información o ilustración o ambas.
• Guardas: Son las hojas en blanco puestas
entre las tapas o pastas, al principio y al final del documento (son
opcionales).
•
Cubierta: Esta página es opcional, contiene los mismos datos que la pasta y
conserva la misma distribución.
• Portada: Es la página informativa del
documento y proporciona los datos que permiten identificarlo. Incluye el
título, el subtítulo (si lo hay), el nombre de el (los) autor(es), el tipo de
trabajo realizado (tesis, monografía, trabajo, informe, etc.) y el nombre y
título académico del director o asesor del trabajo. Estos elementos deben estar
centrados en la página y a una distancia equidistante.
•
Página de aceptación: En esta página se registran las firmas de los jurados que
participan en la revisión, sustentación y aprobación del trabajo. También
incluye la ciudad y fecha de entrega del trabajo. • Página de dedicatoria: Su
uso es opcional. En ella el autor o autores del trabajo, dedican su trabajo en
forma especial a personas o entidades.
• Se conservan las márgenes de las demás
páginas preliminares.
• Página de agradecimientos: Es una página
opcional. En ella el autor(es) agradece(n) a las personas o instituciones que
colaboraron en la realización del trabajo. Deben aparecer los nombres
completos, los cargos y su aporte al trabajo.
• Contenido: Esta página es obligatoria. En
ella aparecen los títulos de las divisiones y subdivisiones del trabajo, así
como los materiales complementarios como índices, glosarios, bibliografías y
anexos. Estos deben ir en el orden en que aparecen y con el número de página en
que se encuentran.
• Listas especiales: Son obligatorias. En
ellas deben aparecer los títulos de las ilustraciones, gráficos, tablas,
anexos, abreviaturas, etc. que hacen parte del trabajo. Su esquema es igual al
de la tabla de contenido.
• Glosario: Es la lista alfabética de los
términos usados en el trabajo, con sus correspondientes definiciones. Los
términos deben escribirse en mayúscula sostenida seguidos por dos puntos y a
continuación la definición. Entre término y término se debe dejar un espacio
interlineal.
•
Resumen: Su uso es obligatorio. Consiste en la presentación abreviada y clara
del contenido del documento. Para las monografías y ensayos se recomienda un
resumen de máximo 250 palabras. En trabajos muy extensos, el resumen debe ser
de máximo 500 palabras. Al final del resumen se deben poner en mayúscula las
palabras claves que permitan recuperar la información.
3.
TEXTO O CUERPO
Parte central conde se desarrolla el tema.
• Introducción: Esta es obligatoria. En ella
el autor presenta el documento, explica porque es importante, cuáles son los
antecedentes del trabajo, los objetivos, el alcance, la metodología empleada y
la aplicación en el área del conocimiento. No debe confundirse con el resumen,
ni contener un recuento detallado de la teoría, el método o los resultados,
como tampoco anticipar las conclusiones y recomendaciones.
•
Capítulos: Son las principales divisiones del trabajo. En estos, se desarrolla
el tema del documento. Cada capítulo debe corresponder a uno de los temas o
aspectos tratados en el documento y por tanto debe llevar un título que indique
el contenido del capítulo.
Se subdivide solo hasta el cuarto nivel:
• Conclusiones:
Esta
página es obligatoria. En ella se presentan en forma ordenada y clara los
resultados de la investigación. No se deben confundir con las recomendaciones.
•
Recomendaciones: Cuando estas sean necesarias, se ubican después de las
conclusiones, en un capítulo aparte.
En algunas ocasiones, las conclusiones y
recomendaciones de un trabajo pueden presentarse como un texto con
características argumentativas, resultado de una reflexión acerca del trabajo
de investigación.
4. COMPLEMENTARIOS
Material que complementa o adiciona al escrito • Bibliografía: Es el listado
completo de los materiales consultados por el investigador para documentar su
trabajo. Es obligatorio incluirla. Las bibliografías se escriben según el
modelo (la entrada principal será el autor. Se escribe primero los APELLIDOS en
mayúsculas fijas, nombre son mayúscula inicial. Titulo, ciudad de edición,
editorial, año de publicación y numero de paginas).
•
Bibliografía complementaria: Es el listado de documentos que se relacionan con
el tema, pero que no fueron consultados para la elaboración del trabajo y
pueden servir como fuentes de información para ampliar el tema. Se organiza de
la misma forma que la bibliografía principal.
•
Índices: La inclusión de índices es opcional. Éstos son listas detalladas y
especializadas de los términos, nombres, autores, temas, etc. que aparecen en
el trabajo. Sirven para facilitar su localización en el texto.
•
Los índices pueden ser alfabéticos, cronológicos, numéricos, analíticos, entre
otros. Luego de cada palabra, término, etc. se pone coma y el número de la
página donde aparece esta información.
•
Anexos: Documentos o elementos que complementan el cuerpo del trabajo y que se
relacionan, directa o indirectamente, con la investigación, tales como acetatos
o Cd. 5. CITAS
•
Elaboración de citas Una cita textual de menos de cinco renglones se inserta
dentro el texto entre comillas y el número al final.
NORMA TECNICA
3588
CONCEPTO
Documento que describe o da a conocer el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto de carácter administrativo.
CLASIFICACIÓN
De acuerdo con los requerimientos de la entidad se clasifican en periódicos y esporádicos.
De acuerdo con el numero de hojas en cortos y en extensos, se clasifican en:
•Cortos (hasta 10 hojas)
•Extensos (cuando exceden de 10 hojas).
MÁRGENES
Superior 3 y 4 cm.
Inferior 2 y 3 cm.
Izquierdo 3 y 4 cm.
Derecho 2 y 3 cm.
INFORME EXTENSO
el informe extenso se da de la pagina 11 en adelante tiene mayores requisitosTiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea global del informe.
Esta es: cubierta, portada, tabla de contenido y glosario.
PARTES DEL INFORME EXTENSO
Cubierta
Presenta la información básica del documento.
Presenta la Razón social
Titulo del informe (si lo hay)
Número o código de identificación: el autor puede implementar un número o código alfanumérico de identificación.
Portada
De libre diagramación en estética, tamaño letra,, escritura en mayúscula sostenida, dibujos y otros si reemplaza la cubierta , es la fuente principal de de información y constituye la primera pagina de la información.
Nombre de la dependencia, área, grupo, comité, sucursal, entre otros
Nombre de las personas que realizan el informe
Tabla de contenido
Se coloca de inmediatamente después de la portada. Contiene los títulos de: capítulos, subdivisiones principales del cuerpo del informe, material complementario y su respectivo número de página.
Se tiene en cuenta lo siguiente: El título TABLA DE CONTENIDO o CONTENIDO se escribe en mayúscula sostenida, centrado a 5 cm del borde superior.
Numerales. Se ubican contra el margen izquierdo. Igualmente, contra el mismo margen, los títulos que no llevan numeral como: introducción, bibliografía, índice, conclusiones y recomendaciones.
Titulo de cada capitulo y subdivisiones: el primer y el segundo nivel se escriben en mayúscula sostenida y el tercer nivel con mayúscula inicial
Cuerpo del informe
Esta conformado por introducción, núcleo del informe, conclusiones y recomendaciones.
Inicia de 2 a 4 renglones del titulo.
Firma
El informe extenso debe ser informado por el autor de la pagina donde terminan las conclusiones donde finalizan las recomendaciones, de 4 a 6 renglones del ultimo párrafo se anota el nombre en mayúscula sostenida, el cargo, a 1 interlinea el nombre, con mayúscula inicial y sin centrar.
Rubrìca
El autor puede colocar su rubrica en cada una de las hojas del informe en la parte inferior izquierda
Anexo:
se escribe centrada, en la parte superior de la hoja, con mayúscula inicial y seguida de letras mayúscula del alfabeto, en el caso que el numero de anexos sea mayor de las 26 letras del alfabeto, se utiliza números aravicos en lugar de letras
Bibliografía:
Se escribe a 5 cm centrado al borde superior, en mayúscula sostenida. La primera línea de escritura se inicia de 2 0 4 renglones de este titulo.
Índice:
Se presenta como última parte del material complementario. El titulo índice se escribe centrado, a 5 cm del borde superior, en mayúscula sostenida, se puede organizar de manera alfabética y cronológica.
El informe administrativo es el documento que
describe o da a conocer el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto de
carácter administrativo.
INFORME CORTO
Consta de las siguientes partes:
1. ENCABEZAMIENTO
2. OBJETIVO (Generalmente Es Un Solo
Capítulo)
3. CONCLUSIONES (Opcionales)
ESQUEMA DE DISTRIBUCION DE UN INFORME CORTO
NORMA APA
Normas APA
para Trabajos Escritos y Documentos de Investigación,
las Normas APA son un conjunto de estándares creados por la American Psychological Association con el fin de unificar la forma de presentar trabajos escritos a nivel
internacional, diseñadas
especialmente para proyectos
de grado o cualquier tipo de documentos de investigación.
actualmente se
encuentra en la sexta versión, su manual oficial cuenta con más de 300
páginas, en Colombia se hace uso de las normas ICONTEC para la creación de trabajos
escritos, pero si su intención es hacer una publicación
a nivel Internacional lo
más conveniente es hacer uso de las normas APA.
Generalidades en
las Normas APA
Márgenes: Las márgenes deben ser de 2.54 cms en toda la
hoja.
Sangría: Cinco espacios en la primera línea de cada párrafo.
Espaciado: Texto a doble espacio y alineado a la izquierda, exceptuando figuras y tablas. Dos espacios después del punto final de una oración.
Tipo de letra: Times New Roman a un tamaño de 12.
Papel: Papel tamaño Carta.
Sangría: Cinco espacios en la primera línea de cada párrafo.
Espaciado: Texto a doble espacio y alineado a la izquierda, exceptuando figuras y tablas. Dos espacios después del punto final de una oración.
Tipo de letra: Times New Roman a un tamaño de 12.
Papel: Papel tamaño Carta.
Portada: La portada debe contener:
Nombre del bloque que esta cursado.
La guía que se está presentando.
El nombre completo del estudiante.
EL nombre de la Universidad.
La facultad a la cual pertenece.
La carrera que estudia.
La ciudad.
El año de presentación del trabajo.
La guía que se está presentando.
El nombre completo del estudiante.
EL nombre de la Universidad.
La facultad a la cual pertenece.
La carrera que estudia.
La ciudad.
El año de presentación del trabajo.
Esta información
debe ir centrada, en mayúscula y distribuida estéticamente,
lasnormas APA indican que todas las páginas del
documento deben ir numeradas en un encabezado a la
derecha, también se debe incluir un encabezado en mayúscula
alineado a la izquierda al
inicio de cada página.
Citar usando Normas APA
Las citas son una referencia a una idea o afirmación en donde se establece la fuente o origen del mismo. Para citar usando las normas APA se utilizan paréntesis dentro del texto en vez de usar notas en el pie de página. La cita debe incluir información sobre el autor y año de publicación. Las citas pueden ser literales o parafraseadas.
Cita literal: Sucede cuando se extraen fragmentos o ideas textuales. Las palabras omitadas se reemplazan por puntos suspensivos (…). En este caso es necesario incluir el apellido del autor, el año de publicación y la página del texto extraído.
Cuando la cita tiene menos de 40 palabras se escribe inmersa en el texto y entre comillas, en cambio las de mayor de 40 palabras se escriben aparte del texto con sangría y un punto menor en el tamaño de la letra sin usar comillas.
Cita de parafraseo: Se utiliza para citar las ideas de un autor pero no de forma textual. Este tipo de citas requieren el apellido del autor y el año de publicación.
Referencias
Las referencias son una lista con datos de cada una de las fuentes consultadas para la elaboración de un documento y que aparecen citadas a lo largo del texto, permitiendo localizar las fuentes para cerciorarse de la información contenida en estas o complementarlas en caso de ser necesario. Es muy importante que todos los autores citados en el documento deben coincidir con la lista de referencias final y nunca debe referenciarse a un autor que no haya sido citado.
La lista de referencias se hacen con interlineado de 1.5, cada una debe tener sangría francesa (conocida también como sangría F4 o sangría F7) y el listado debe organizarse de forma alfabética de los apellidos de los autores.
Citar usando Normas APA
Las citas son una referencia a una idea o afirmación en donde se establece la fuente o origen del mismo. Para citar usando las normas APA se utilizan paréntesis dentro del texto en vez de usar notas en el pie de página. La cita debe incluir información sobre el autor y año de publicación. Las citas pueden ser literales o parafraseadas.
Cita literal: Sucede cuando se extraen fragmentos o ideas textuales. Las palabras omitadas se reemplazan por puntos suspensivos (…). En este caso es necesario incluir el apellido del autor, el año de publicación y la página del texto extraído.
Cuando la cita tiene menos de 40 palabras se escribe inmersa en el texto y entre comillas, en cambio las de mayor de 40 palabras se escriben aparte del texto con sangría y un punto menor en el tamaño de la letra sin usar comillas.
Cita de parafraseo: Se utiliza para citar las ideas de un autor pero no de forma textual. Este tipo de citas requieren el apellido del autor y el año de publicación.
Referencias
Las referencias son una lista con datos de cada una de las fuentes consultadas para la elaboración de un documento y que aparecen citadas a lo largo del texto, permitiendo localizar las fuentes para cerciorarse de la información contenida en estas o complementarlas en caso de ser necesario. Es muy importante que todos los autores citados en el documento deben coincidir con la lista de referencias final y nunca debe referenciarse a un autor que no haya sido citado.
La lista de referencias se hacen con interlineado de 1.5, cada una debe tener sangría francesa (conocida también como sangría F4 o sangría F7) y el listado debe organizarse de forma alfabética de los apellidos de los autores.
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