VIGENCIA DE INFORMACIÓN, TABLAS DE RETENCIÓN Y VALORACIÓN DOCUMENTAL(1)

VIGENCIA DE INFORMACIÓN, TABLAS DE RETENCIÓN Y VALORACIÓN DOCUMENTAL

La información es un conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un mensaje que cambia el estado de conocimiento del sujeto o sistema que recibe dicho mensaje.

Es la denominación que se da a las distintas fases o etapas por las que va pasando el documento, desde su creación a su eliminación o selección para su custodia permanente.

Tradicionalmente se habla de tres edades.

Primera edad: Cubre desde la creación del documento y el trámite de la información que contiene.

Segunda edad: información que no es consultada frecuentemente pero que todavia tiene un valor primario o secundario por lo cual deben conservarse como objeto de consulta.

Tercera edad: Documentos que tienen valor secundario o permanente, que se puede utilizar como documento investigativo.

.Se establecía en función de:

Período durante el cual un documento de archivo mantiene sus “valores administrativos, legales, fiscales o contables”, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.

La principal función del archivo consiste en la conservación de documentos, ya que la Ley obliga a ello estableciendo unos plazos mínimos de conservación, durante los cuales puede ser requerida su presentación.

Estos documentos se conservaran debidamente ordenados y clasificados. Esta conservación proporciona información sobre el funcionamiento y los asuntos tratados por la entidad. El archivo será eficaz cuando se encuentra rápidamente lo que se busca.

Otra función del archivo es la de ser un centro activo de información que permite relacionar los nuevos documentos con los ya archivados. 

Además sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado. También el archivo sirve como elemento probatorio cuando el organismo o entidad pretende demostrar la realización de un acto o la forma de hacerlo.

Fondo : Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.

Sección : En la estructura archivista, unidad administrativa productora de documentos.

Serie : Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

Subserie : Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas. Ejemplo: Informes.

                   APLICACIÓN DE TABLAS  DE VALORACIÓN DOCUMENTAL (TRD)

Aplicación del listado de series y subseries con sus correspondientes tipos documentales producidos o recibidos por una entidad, una vez identificados los valores primarios (administrativos, contables, fiscales, legales y técnicos) y los valores secundarios (históricos, científicos y culturales) , que posea la documentación de un archivo, se determina su tiempo y retención y se establece su destino final.

EL OBJETIVO DE LA VALORACIÓN

Es proteger el Patrimonio Documental ya que permite el establecimiento de los valores primarios y secundarios y su permanencia en cada una de las fases de archivo.

VALORES PRIMARIOS DEL ARCHIVO

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD)

Las tablas de retención documental son un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa de ciclo vital de los documentos. La  Administración de verá beneficiada con la elaboración de las tablas de retención documental.

LAS T.R.D SE BASA EN

§  La estructura orgánico-funcional de la entidad productora para identificar las series y subseries.  

§

          Los períodos de retención en cada fase de archivo.

§      La presentación, aprobación, difusión, aplicación y actualización. 

                             

  REQUISITOS PRESENTACIÓN DE TRD

•                    Disposiciones creación, cambios estructurales de la entidad

•       Legislación y normas que inciden en las funciones de la entidad y en la creación y  conservación de los documentos

•            Manuales de Funciones por Dependencia

•      Organigrama Vigente

•     Acta de Comité de Archivo, avalando las TRD

•     Manuales de Procesos y Procedimientos

• 
  

IMPORTANCIA

•   Permiten manejo integral de documentos. 

•   Facilitan la organización documental. 

• Ayudan a controlar la producción y trámite.

• Identifican y reflejan las funciones de cada institución o entidad. 

•   Integran procesos archivísticos con lógica. 

•   Identifican documentos eliminables.

BENEFICIOS      

• Facilita el manejo de la información
• Contribuye a la racionalización de la producción documental
• Permite la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente
•  Facilita el control y el acceso de los documentos atreves de los tiempos de retención
• Garantiza la selección y la conservación de los documentos que tiene carácter permanente.